”Småländska tjänstemän är beroende av IT-lösningar för att kunna utföra sitt arbete. Unionens årliga undersökning visar att det finns stora brister i tjänstemännens IT-miljö och IT-användning som tar tid, kostar pengar och skapar frustrationer”, skriver Inger Rutensköld, regionchef för fackförbundet Unionen i Småland, i ett inlägg på Höglandsnytt Debatt.
Utifrån undersökningens resultat har vi i flera år lyft nödvändigheten av att användarna ges möjlighet till inflytande när man inför nya IT-system liksom behovet av löpande fortbildning och kompetensutveckling. Vi har också årligen beskrivit hur mycket IT-strulet kostar företagen.
I år svarar tjänstemännen att de räknar med att spara i snitt 26 minuters arbetstid per dag om IT-systemen fungerade som de ska. Enligt Unionens beräkningar av direkta kostnader för en ineffektiv och oanvändbar IT-miljö (alltså exklusive indirekta kostnader, till exempel stressade medarbetare som blir sjukskrivna) kostar en dålig IT-miljö mellan tio och tolv miljarder per år endast räknat på medlemmar i Unionen över hela landet. I Småland är denna siffra 0,9 miljarder kronor.
Årets undersökning visar också att fler och fler företag förlägger sin IT-verksamhet i andra länder, så kallad outsourcing. För tjänstemännens del innebär det ökade problem såsom språkförbistringar, kommunikationsproblem och svagheter i den tekniska kvaliteten. Användaren måste ha kompetens att identifiera var IT-problemen finns och var de uppstår och sedan kunna beskriva problemet förståeligt för en person i ett annat land som kanske pratar ett annat språk. Konsekvensen blir ofta att tjänstemannen letar lösningar själv eller frågar kunniga kollegor. En dåligt fungerande outsourcing blir en arbetsmiljöfråga men tas sällan upp i arbetsmiljöplaner eller utvecklingssamtal där chefen och medarbetaren pratar om kompetensbehov.
Sedan Unionen genomförde sin första IT-undersökning år 2008 har andelen som beskriver att de inte ges inflytande över utformningen av arbetsrutiner ökat konstant, från 44 till 66 procent. IT är en fundamental del i tjänstemännens vardagsliv på jobbet men ogenomtänkta förändringar genomförs ofta utan att användarna får testa användbarheten.
Men det finns några ljusglimtar. Årets undersökning visar att så många som fyra av fem tycker att IT underlättar deras arbete och nästan tre av fyra tycker att det underlättar deras möjlighet till distansarbete. Lika många tycker att IT bidrar till att de kan arbeta mer självständigt.
Unionen anser att
• IT-systemen ska vara anpassade till organisationen och verksamheten ska stödjas av systemen – inte tvärtom. Arbetet ska inte vara styrt och bundet av IT-miljön utan miljön ska vara anpassad efter arbetet och användarna.
• Vid införande av nya/förändrade IT-system ska rutinerna vara tydliga och väl förankrade. Det ska vara självklart att medarbetarna är med under hela införande-, genomförande- och uppföljningsprocessen och att arbetsmiljöfrågorna ska väga tungt.
• En återkommande och individuellt anpassad kompetensutveckling är nödvändig för att de anställda ska kunna använda IT-systemen effektivt och säkert.
Inger Rutensköld
Regionchef
Unionen Småland