Om inte Vetlanda kommun reformerar sitt arkivsystem och informationssäkerhet riskerar information att förloras och demokratin att skadas, varnar arkivföreståndare Lotta Bynert.
Den digitala tidsåldern har inte fullt ut nått Vetlanda kommun. Kommunens arkivsystem är fortfarande uppbyggt kring papper i en tid när det mesta av informationen skapas digitalt (t ex ett word-dokument).
I en skrivelse till kommunledningen varnar Lotta Bynert för följderna om kommunen inte agerar för att på ett säkert sätt digitalisera sina arkivfunktioner.
Och det är allvarliga saker som kan hända.
Enligt Lotta Bynert kommer det att bli förluster av information om inget görs. Detta kommer på sikt att skada demokratin, d v s kommuninvånarnas rätt till insyn i de kommunala verksamheterna).
Om inte överföring till nya system görs rätt och i rätt tid kommer det kosta fler miljoner senare att föra över informationen.
Nya lokaler måste tas i bruk för att hysa de enorma arkiv med papperskopior, istället för digitala arkiv.
Till slut kommer kommunen inte att hitta bland alla papper som behövs för arbetets fortgång. Det kommer, enligt Lotta Bynert att innebära att mycket information måste sållas bort som borde ha sparats och därför måste utredningar göras om från början och det leder till ökade kostnader.
Lotta Bynerts förslag är att samarbeta med de andra Höglandskommunerna om att hitta vägar för att bevara dokument i e-arkiv och ett gemensamt sätt att scanna och fota av handlingar för att kunna flytta dem enkelt mellan olika system. Höglandskommunerna bör också samarbeta om att köpa in digitala arkivsystem.
Kommunchef Magnus Färjhage har fått i uppdrag att utreda saken.
[Redaktion]